Rezerwujesz lokal na ślub, a może to już pora pomyśleć o miejscu na komunię Twojej pociech, czy może w tym roku postanowiłaś urządzić imieniny w restauracji? Na pewno oszczędzisz sobie kłopotu ze sprzątaniem po gościach ale co zrobić by tego dnia nie spotkało Cię rozczarowanie?
Przy rezerwacji lokalu wiele osób wciąż zapomina o zawarciu z organizatorem stosownej umowy. Wydaje nam się, że skoro osobiście rozmawialiśmy z właścicielem czy kierownikiem restauracji to ten zadba o to by wszystkiego dopilnować. Tak jest niestety nie zawsze.
Zdarza się, że dopiero podczas przyjęcia wychodzą na jaw przykre niespodzianki. Słyszałam historie, w których podczas przyjęcia weselnego goście dowiadują się, że w tym samym lokalu trwa drugie przyjęcie i choć warunki na to pozwalają, to jednak organizator postanowił upiec dwie pieczenie przy jednym ogniu, choć w tym wypadku to raczej jedna pieczeń. Na obu przyjęciach brakuje dostatecznej liczby porcji jedzenia.
Są też pary młode, które postanawiają urządzić wesele bez orkiestry w bardziej kameralnej atmosferze. W sali obok wszyscy się bawią przy głośnej muzyce, a nastój kameralny w naszej sali przypomina bardziej stypę, każdy patrzy by ukradkiem przenieść się na tą lepszą imprezę. Z jednej sali goście próbują zniknąć ukradkiem a na drugiej inni goście zastanawiają się, kim są Ci ludzie, którzy bawią się na ich przyjęciu.
Właściciele takich miejsc często zamiast zadbać o komfort swoich gości dbają o komfort własnego portfela. Niestety wesela nie można powtórzyć. Jedyne co możemy zrobić to przestrzec innych przed takim lokalem, bo nikt z nas nie ma ochoty na sądowe przepychanki, choć w grę wchodzą olbrzymie pieniądze. Koszt wynajęcia sali wraz a jedzeniem, alkoholem i muzyką zależy od ilości gości ale przy weselu dla ok. 100 osób to od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy.
Zdarza się i tak, że menu znacząco odbiega od ustalonego, lub wszystkie mięsa podawane są z tym samym sosem, a o północy na salę wjeżdża inny od zamówionego tort w dodatków z marcepanem, na który panna młoda jest uczulona. Czy może być gorzej? Możemy oczywiście porozmawiać z organizatorem i pożalić się na dyskomfort ale skutki tego również mogą być opłakane tak jak się to stało w jednej z pod-bocheńskich restauracji. Po takiej rozmowie ok. pierwszej w nocy jedzenie zostało spakowane do plastikowych pojemników a goście wyproszeniu z lokalu.
Przyjęcie z okazji Komunii jest zazwyczaj mniej kosztowne od wesela, zwłaszcza jeśli zapraszasz najbliższą rodzinę i przyjaciół, ale wtedy także mogą Cie spotkać przykre niespodzianki. Osoba, z którą ustalałaś szczegóły mogła źle zrozumieć godzinę Waszego przybycia i zmuszeni będziecie długo czekać a kucharz dowiedziawszy się o zmianie godziny podania dań zamiast z sercem będzie gotował pełen nerwów.
Jak się ustrzec takich niespodzianek? Co zrobić żeby najpiękniejszy dzień w życiu nie zamienił się w koszmar? Uchroni nas przed tym umowa w której szczegółowo określimy nasze oczekiwania. Nie chodzi tu o straszenie organizatora sądem lecz o ustalenie konkretnych warunków, po których niedotrzymaniu będziesz miał możliwość zgodnie z umową zapłacić za przyjęcie odpowiednio mniejsze koszty. Organizator potraktuje Cię poważniej i będzie wiedział co oprócz renomy może stracić jeśli nie dopilnuje swoich obowiązków.
Co warto ustalić w umowie?
W umowie oczywiście pierwszą i najważniejszą rzeczą jest sprecyzowanie daty i godziny przybycia gości na miejsce. Dobrze jest wymienić wszystkie elementy menu oraz przybliżoną godzinę jego podania. Warto ustalić też kwestie wystroju sali. Jeśli zamawiacie konkretnie kwiaty lub kolor obrusów, powinno to zostać wpisane do umowy.
Jedną z najważniejszych rzeczy na przyjęciu jest obsługa. Ustal z upoważnioną do tego osobą, na ogół jest to właściciel, który zatrudnia personel, ile osób będzie pracowało tego wieczoru. Jeśli ustalicie, że będą to 3 kelnerki lub kelnerzy i dwóch kucharzy albo dwie kucharki, to nawet jeśli któraś z tych osób się rozchoruje właściciel będzie musiał zapewnić jej zastępstwo.
Koleją ważną rzeczą w restauracji jest toaleta. Możesz ustalić w umowie konkretną osobę, która będzie odpowiedzialna za utrzymanie jej w czystości, by nie brakowało papieru, ręczników i aby ładnie pachniało. Jeśli rezerwujesz salę z wielomiesięcznym wyprzedzeniem właściciel nie będzie chciał wskazać imiennie osoby bo nie może przewidzieć czy ta osoba będzie tu nadal za kilka miesięcy pracowała ale można ustalić to stanowiskiem, wskazując w ten sposób na osobę odpowiedzialną. Najlepiej najwyższą stanowiskiem i ona nawet jeśli nie zadba o to sama, będzie odpowiedzialna za wytypowanie do tego kogoś ze swojego zespołu pracowników.
Ustal w umowie czy lokal będzie zarezerwowany wyłącznie dla Ciebie, a jeśli nie to warunki, na jakich będą organizowane dwa przyjęcia tak aby zapewnić komfort i sobie i sąsiadom z sali obok. Uzyskaj pisemne zapewnienie, że goście nie będą mogli się ze sobą przypadkowo pomieszać a muzyka z sali obok nie będzie dla Was słyszalna. Umowę zawrzyj dla własnego komfortu psychicznego, oszczędzisz sobie zamartwiania czy wszystko pójdzie dobrze bo będziesz wiedziała że zrobiłaś/łeś wszystko by tak się stało.
